Acordo de Processamento de Dados (DPA)

1. Funções — Responsável e Subcontratante

No âmbito da prestação da plataforma Floworks ao Cliente (empresa subscritora), o Cliente atua tipicamente como Responsável pelo Tratamento (Controller) dos dados dos seus colaboradores e a Floworks atua como Subcontratante (Processor), tratando dados pessoais apenas segundo instruções documentadas do Cliente e nos termos deste DPA e do contrato de subscrição.

2. Finalidades do processamento

A Floworks processa dados pessoais exclusivamente para prestar, operar, securizar e melhorar a plataforma SaaS (gestão de equipas, assiduidade, férias, documentos, inventário, staffing, notificações e suporte), e para cumprir obrigações legais aplicáveis ao processador.

3. Categorias de dados pessoais

Podem ser tratados, conforme configurado pelo Cliente:

• Dados de identificação e contacto profissionais
• Dados profissionais (função, departamento, local de trabalho)
• Dados de assiduidade, escalas, férias, ausências e banco de horas
• Documentos e anexos carregados pelo Cliente ou utilizadores
• Registos técnicos de acesso e segurança necessários à operação
• Dados de faturação da empresa Cliente (quando aplicável)

4. Categorias de titulares

Colaboradores, gestores, administradores e outros utilizadores autorizados pelo Cliente; eventualmente contactos de suporte ou convidados designados pelo Cliente.

5. Medidas de segurança

A Floworks aplica medidas técnicas e organizativas adequadas, incluindo HTTPS/TLS, autenticação, controlo de acessos, segregação multi-tenant, registos de auditoria, práticas de backup e processos de divulgação responsável, conforme descrito na página de Segurança.

6. Confidencialidade

O pessoal autorizado da Floworks está sujeito a obrigações de confidencialidade. O acesso aos dados do Cliente é limitado ao necessário à prestação do serviço e ao suporte.

7. Subprocessadores

A Floworks pode recorrer a subprocessadores estritamente necessários (por exemplo alojamento cloud, autenticação, email transacional, processamento de pagamentos). A Floworks permanece responsável perante o Cliente pelos atos desses subprocessadores e exige garantias contratuais adequadas ao RGPD.

8. Transferências internacionais

Os dados são preferencialmente tratados no EEE. Transferências para fora do EEE, se ocorrerem, assentam em salvaguardas adequadas (cláusulas contratuais-tipo ou mecanismo equivalente).

9. Conservação

Os dados são conservados durante a vigência do contrato e pelos períodos necessários a obrigações legais ou defesa de direitos. Após cessação, aplicam-se as regras de devolução/eliminação abaixo, sem prejuízo de retenções legais.

10. Notificação de incidentes

Em caso de violação de dados pessoais que afete dados do Cliente, a Floworks notificará o Cliente sem demora indevida após tomar conhecimento, fornecendo informação razoavelmente disponível para apoiar as obrigações de notificação do Cliente.

11. Assistência aos direitos RGPD

A Floworks prestará assistência razoável ao Cliente para responder a pedidos de titulares (acesso, retificação, apagamento, portabilidade, oposição, limitação), na medida em que isso dependa das capacidades da plataforma e das instruções do Cliente.

12. Devolução e eliminação

Após o termo do serviço, o Cliente pode solicitar exportação dos dados disponíveis dentro de um prazo razoável. Subsequentemente, a Floworks eliminará ou anonimizará os dados pessoais do Cliente sob o seu controlo, salvo conservação legalmente exigida.

13. Direitos de auditoria

O Cliente pode solicitar informação razoável sobre as medidas de conformidade da Floworks. Auditorias presenciais ou invasivas apenas mediante acordo prévio, com aviso razoável, e sem comprometer a segurança ou confidencialidade de outros clientes.

14. Contacto

Privacidade / DPA: privacy@floworks.pt. Suporte: support@floworks.pt. Contacto geral: /contact.